20 Organisasi Masa Depan
Tak ada yang menyangkal, begitu banyak perubahan dan pembaharuan konsep-konsep manajemen belakangan ini. Selain konsep reengineering (mendesain ulang proses bisnis), downsizing (pengecilan jumlah karyawan), atau outsourcing
(menyerahkan sebagian proses bisnis ke lembaga lain), konsep organisasi
horizontal (horizontal organization), merupakan salah satu yang laris
dibicarakan. Banyak pakar manajemen yang mengatakan, inilah suatu bentuk
blueprint bagi organisasi di seluruh jagad dalam 50 tahun ke
depan. Apa sesungguhnya organisasi horizontal (OH) tersebut ? Bagaimana
penerapannya dalam manajemen perubahan sehari-hari?
Berbicara OH, kita berarti membicarakan struktur organisasi. Selama
lebih dari setengah abad, perusahaan-perusahaan selalu menggunakan
struktur organisasi hirarki fungsional yang vertikal. Bentuk ini melekat
terus di benak para pelaku dalam perusahaan hingga tak pernah ada
keinginan untuk merubahnya. Baru pada awal 90-an, dengan pesatnya
perkembangan teknologi sistem informasi, konsep organisasi horizontal
mulai dipikirkan orang, terutama setelah McKinsey & Co, kantor
konsultan manajemen ternama yang berpusat di AS, menyebut OH dengan
istilah flat organization. Menurut mereka, konsep-konsep yang berkembang seperti downsizing, total quality management, hingga reengineering,
akan mulus berjalan jika struktur organisasi semakin pipih. Jadi,
organisasi yang selama ini vertikal dengan pengelolaan dari atas ke
bawah, diubah menjadi lebih mendatar. Hirarki, yang sering kali
bertele-tele pada organisasi yang vertikal, ditebas dengan
mengkombinasikan pekerjaan yang berhubungan.
Di sisi lain, kita dapat menghapuskan
batasan antar departemen. Dengan cara ini, organisasi bisa lebih
konsentrasi pada proses inti (core process). Dalam organisasi
ini, setiap orang dari bagian yang berlainan bisa saling berpartisipasi,
tanpa harus melewati birokrasi yang tak perlu. Contoh sederhana,
misalnya, pada proses pengelolaan pelanggan yang ditangani bagian
pemasaran. Biasanya dengan model vertikal yang lama, proses ini
melibatkan fungsi penjualan, penagihan, dan pelayanan. Ketiga fungsi ini
masing-masing dikepalai oleh seorang kepala bagian yang bertanggung
jawab terhadap seorang manajer. Dengan pemisahan-pemisahan ini, setiap
fungsi memiliki sasaran-saran sendiri yang kadang kala saling tumpang
tindih. Bila salah satu fungsi memiliki masalah, maka urusan pengambilan
keputusannya akan naik-turun (karyawan lini bawah-kepala
bagian-manajer-direktur, dan sebaliknya). Hal tersebut dapat membuat
sasaran dari proses sesungguhnya, yakni pengelolaan pelanggan, menjadi
kabur. Akibatnya, konsumsi waktu dan biaya menjadi membengkak. Dengan
organisasi horizontal, pengelolaan masalah bisa langsung pada prosesnya.
Setiap bagian bisa turut berperan memberikan kontribusinya bila ia
memiliki ide yang layak. Manajemen puncak, bisa langsung mendapatkan
laporan dari manajer lini bawah tanpa harus melalui manajer lini tengah.
Melalui penerapan organisasi ini,
efisiensi waktu dapat dioptimalkan. Contoh yang disampaikan sebelumnya
baru pada bagian tertentum belum pada bagian lain. Keuntungan lainnya
adalah dihapusnya batasan-batasan antar departemen. Artinya, bagian lain
bisa turut ambil andil sepanjang bisa melancarkan prosesnya.
Memang, menerapkan OH, berarti kita
memperlebar rentang kendali dari sebuah organisasi, karena itulah
beberapa syarat tertentu mutlak harus dimiliki organisasi. Paling tidak,
bawahan harus punya kemampuan tinggi-juga keberanian-untuk mengambil
keputusan. OH hanya berupa angan-angan bila SDM lini bawah tidak
memiliki kemampuan yang tinggi. Syarat lain, tentulah harus adanya
perencanaan yang jelas (clarity of plan). Bawahan, akan mempunyai banyak pertanyaan kepada atasannya bila tak ada perencanaan yang jelas.
OH juta tak akan mulus bila tak didukung
oleh teknologi informasi (TI). Kalau mau jujur, memang TI-lah yang
paling berpengaruh pada hampir semua pengembangan konsep-konsep
manajemen baru saat ini, termasuk pada OH. Sebutlah misalnya Lotus.
Notes, satu dari perangkat lunak yang memungkinkan terciptanya OH,
produk yang dikeluarkan Lotus Development Corporation. Sebagai contoh,
kita bisa kembali memperhatikan bagian pemasaran. Tim pemasaran yang
telah diberi otoritas dalam beberapa aktivitas pemasaran bisa langsung
mendiskusikan masalahnya di lapangan dengan atasannya. Lotus Notes,
produk yang mendapat predikat perangkat lunak workgroup terbaik tahun lalu dari majalan PC World ini, menyediakan fasilitas sales discussion.
Katakanlah sasaran yang telah diberikan pada perencanaan ternyata tak
bisa dipenuhi oleh tim pemasaran. Atasan segera dengan cepat bisa
menginstruksikan ke mana sasaran itu harus dibelokkan. Jadi dengan
perangkat lunak ini – tentu juga dengan notebook lengkap dengan
modem dan telepon genggam- tim pemasaran bisa memiliki mobilitas yang
tinggi. Mereka juga bisa mengirimkan pesanan pembelian, memberikan data
klien, berdiskusi harga dengan manajer di manapun mereka berada. Bila
perlu, manajer pemasaran bisa berdiskusi langsung dengan manajer dari
departemen lain, seperti manajer keuangan, lewat layar monitor
komputernya.
Contoh peran TI yang lain untuk
menghadirkan OH juga bisa dilihat dalam pengembangan produk. Dengan
tekanan persaingan lingkungan bisnis sekarang, tuntutan pengembangan
produk baru sangat tinggi. Kita bisa mengatakan, kemenangan bersaing
sangat ditentukan oleh penciptaan dan pengembangan produk/jasa baru.
Kita dituntut untuk segera paham keinginan konsumen dan langsung
memberikan produk atau jasa ‘baru’ (atau sama sekali baru) sebelum
didahului pesaing. Itu artinya kita harus berpacu melawan waktu. Padahal
bisa saja tim pengembangan produk kita berada pada cabang-cabang yang
terpisah jauh secara geografis. Belum lagi secara internal, berbagai
fungsi yang berbeda di dalam perusahaan harus saling memberikan
informasi guna pengembangan tersebut. Dari mitra kerja, pemasok dan
distributor pun informasi tak boleh luput. Nah, IT, dengan perangkat
lunak workgroup bisa menyederhanakan proses yang sangat kompleks bila dilakukan secara hirarki vertikal ini.
Dengan perangkat lunak workgroup
pula akan jelas informasi apa saja yang ada di setiap bagian bisa
dimanfaatkan dengan cepat. Sebutlah misalnya konsep-konsep saat manajer
pengembangan produk berdiskusi, disain-disain kerja, hasil uji coba
produk, spesifikasi produk, analisa risiko kerangka waktu kerja proyek.
Yang lebih penting, semua anggota tim dapat saling mengakses semua
database ini kapan dan di mana saja mereka perlukan. Masing-masing bisa
mengkoreksi, memberikan catatan-catatan menambah semua kertas kerja
sesuai dengan kebutuhan.
Sekarang pertanyaannya, apakah hirarki
fungsional dapat diabaikan begitu saja? Agaknya, meski akan populer,
namun OH tak akan mungkin mengabaikan begitu saja fungsi-fungsi dalam
bisnis. Jadi pada organisasi-organisasi tertentuk ada bagian-bagian yang
tak mudah untuk ‘dihorizontalkan’ begitu saja. Bisa dibayangkan betapa
kacaunya fungsi keuangan jika data-data pada direktur keuangan tersebut
tersebar begitu saja. Atau katakanlah organisasi semacam rumah sakit.
Untuk yang satu ini, organisasi masih membutuhkan fungsi spesialis atau
bahkan fungsi superspesialis. Jadi tak mungkin ada seorang dokter umum
yang menangani sebuah kasus pembedahan otak, misalnya.
Karena itu, penting pula mengenali
proses-proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan kita. Bagi perusahaan
yang telah mapan dengan hirarki vertikal bisa dengan pelan-pelan
menggiring bagian-bagian tertentunya kepada OH. Tak mudah memang, namun,
bila tak ingin ‘ketinggalan kereta’, guna menyongsong era OH, usaha itu
harus dilakukan sesegera mungkin. (dari berbagai sumber)
sumber : http://www.stialanbandung.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar